ОБЗАВЕДИСЬ СВОИМ КЕЙСОМ

Кандидат психологических наук Жанна Завьялова
Директор по развитию тренинговой компании IBT

Слово “кейс”, в переводе означающее чемодан или портфель, стало модным и все чаще и чаще проникает в нашу бизнес-жизнь.

Современная литература по кадровому менеджменту сообщает нам, что кейсы успешно применяются в бизнес-школах, что делает обучение интересным и практичным. Английские и американские ассессмент-центры также содержат тщательно разработанные кейсы с измерительными шкалами, которые позволяют оценить компетентность сотрудника “с точностью до миллиметра”. О проблеме адаптированных кейсов кричат наши менеджеры по персоналу, пытающиеся внедрить систему ассессмента у себя в компании и на предприятии. Дескать, все шкалы оценки сделаны под местные условия США или Англии. А Россия требует разработки своих собственных кейсов, коих пока нет, а создать их, тщательно выверив все параметры, крайне трудоемко. Да и методикой создания кейсов надо профессионально владеть…

Кейсы, едва появившись, уже стали проблемой на рынке HR. Но, как говорится, глаза боятся – руки делают. Прежде всего стоит сказать о содержимом и предназначении кейсов. Кейс – это полное и конкрентное описание типичной проблемной ситуации на фирме\предприятии. Он содержит исчерпывающую информацию о том ЧТО? происходит, КТО? в этом участвует, КОГДА? должен быть получен результат, ЗАЧЕМ? – все это нужно (т.е. цель задания), КАКИЕ? ресурсы можно использовать (время, деньги, люди, полномочия и т.д.). Нет только ответа на вопрос КАК? Как достичь поставленной цели и получить необходимый результат - это и предлагается решить участнику, который, словно математическую задачку, должен решить кейс.

Кейс – это всегда моделирование жизненной ситуации. Кейс позволяет рассмотреть проблему за письменным столом. То решение, которое найдет участник кейса, может служить как отражением уровня компетентности и профессионализма участника, так и реальным решением реальной проблемы. Кейсы хороши тем, что погружают участника в бизнес-процессы, при этом участник остается сидеть за письменным столом. Как правило, кейсы не имеют единственно верного решения. Участник всегда может придумать свой неповторимый вариант решения.

Кейсы не так сложно придумать, как кажется. Полезны же они тем, что:

1. – позволяют оценить кандидата при приеме на работу более точно, чем при стандартном собеседовании или использовании опросников.
2. - позволяют выявить творческий/лидерский и прочий потенциал сотрудника во время аттестации. Какой из потенциалов будет выявлен – зависит от содержимого кейсов и их цели.
3. – моделируют проблемную ситуацию, на которой участники учатся. Благодаря этому кейсы просто незаменимы в тренингах и в девелопменте.
4. – позволяют найти новое решение к реальной проблеме на фирме, увидеть ситуацию по-новому, или донести новое видение до руководства.

Поэтому неплохо составить самостоятельно несколько кейсов для внутреннего пользования.

Как бизнес-тренер, я постоянно использую кейсы в своих тренингах. Я думаю, у каждого тренера есть свои любимые кейсы. Мне очень нравятся “Строим башню” и “Карточная корпорация”. Это универсальные кейсы, которые вскрывают управленческие проблемы в любой компании. “Строим башню” учит не экономить время на планировании и бюджетировании, составлять расчеты прежде, чем заняться деятельностью. Участникам предлагается разделиться на команды по 3 человека и придумать способ строительства башни из листов бумаги формата А4. Цель – построить башню с максимальной прибылью. На прибыль влияют время, затраченное на строительство, высота башни и количество использованных листов бумаги. Участники вместе с бумагой для строительства получают графики, по которым они могут рассчитать оптимальное время, высоту и количество листов – это несложно. Однако, по опыту, почти никто этого не делает. Все устремляются быстрее завершить разработку технологии – как строить башню из бумаги, чтобы она не падала. Наиболее опытные участники также распределяют обязанности внутри группы – кто что будет делать во время строительства. А вот рассчет, т.е. бюджетирование ресурсов, почти никто не делает.

Одна компания, в которой этот кейс выполняли управляющие отделениями, вскрыла свою проблему – построенные убыточные башни показали участникам, что они и в своей реальной практике привыкли все новые мероприятия и проекты поскорее запустить в работу и доделывать уже в процессе их реализации. Они до выполнения этого кейса были искренне убеждены, что практика – критерий истины. Поэтому практика лучше всех расчетов покажет, как работать с проектом. Как результат – все проекты были сырыми, отнимали кучу времени и вносили дезорганизацию в работу.

На момент работы с кейсом в компании наметилась устойчивая тенденция среди управляющих негативно относиться к любым новым проектам. Работа с кейсом показала им возможность иного подхода – необходимости более тщательных расчетов и проектирования. А ведь и на каждый новый проект можно составить кейс и в моделируемой ситуации посмотреть, как буде работать проект, какие проблемы порождать, какие ресурсы нужны для их решения. Тогда и сотрудники компании снова начнут позитивно относиться к изменениям.

Кейсы составляются по проблемным зонам. Сядьте в укромном месте, чтобы вам никто не мешал, и подумайте, что мешает развиваться вашей фирме, отделу, проекту? В какой сфере нет запланированных результатов в запланированные сроки? Какой последний конфликт Вам вспоминается?

Теперь сосредоточьтесь на чем-то одном, и опишите ситуацию, отвечая на приведенные ниже вопросы. Ваше описание должно быть кратким и емким, с четкими характеристиками, цифрами.

КТО? участники событий (описание должности, ФИО, возраста, полномочий, обязанностей, включая описание роли участника/участников кейса)

ЧТО? происходит – т.е. кто что делает, говорит, пишет. Здесь можно представить служебные записки от участников событий, либо ограничиться короткой строчкой типа “Сейчас Иван Петрович занят в производстве, а Мария Степановна в отпуске”.

Сюда же входит описание ресурса, которым располагает участник кейса в заданной Вами роли. Например, участнику предлагается взять на себя роль коммерческого директора, у которого 2 часа времени на решение всех поставленных вопросов, 500$ - карманных денег и 50 000$ бюджета на открытые филиала.

Можно отдельно описать ограничения, т.е. чем участник кейса в своей роли не может пользоваться. Например, он не может ни с кем общаться.

ЗАЧЕМ? – поставьте цель перед участником кейса, опишите, какого результата он должен достичь.

КОГДА? – это вопрос о времени. К какому сроку участник должен подготовить решение – это вопрос виртуального времени. Также работа над кейсом должна быть ограничена в реальном времени, отведенном на выполнение задания. Опытным путем, пробуя кейс, можно рассчитать, какое время следует давать на его решение. Если мы ограничиваем работу над кейсом во времени, создавая цейтнот, то мы смотрим работу в стрессовых условиях – у участника кейса будут проявляться его устойчивые качества. Если мы хотим найти интересные решения реальной проблемы, то лучше работу над кейсом не ограничивать во времени – тогда творчество не будет подавляться.

КАК? – как решить проблему – обычно это входит в задание кейса. Т.е. вы не должны отвечать на этот вопрос. Найти ответ на этот вопрос входит в задачу участника/участников кейса. Но вам как творцу важно позаботиться о процедуре выполнения кейса. Ваш вопрос КАК? – это описание процедуры или правил работы с кейсом. В правилах обычно указываются количество участников кейса, время на работу, последовательность этапов, например, первый этап – чтение инструкции – 1 мин. Второй этап – индивидуальная работа по планированию – 5мин, третий этап – коллективное обсуждение и принятие группового решения – 10мин, четвертый этап – реализация решения – 20мин и.т.д.

Отдельно следует подумать, как вы будете фиксировать работу над кейсом. Это может быть письменный отчет участников, либо работа наблюдателей с заранее подготовленными бланками, либо запись на видео…

Составленные таким образом кейсы для внутреннего пользования могут существенно облегчить вам работу с персоналом и проектами. Самое сложное – написать свой первый кейс.